Chapter 6: DASAR-DASAR INTELIJEN BISNIS :DATABASE DAN MANAJEMEN INFORMASI

A. MENGELOLA DATA DALAM SEBUAH LINGKUNGAN FILE TRADISIONAL 

                Sebuah sistem inforamsi yang efektif menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan bagi penggunanya. Informasi yang akurat tidak memilki kesalahan, juga informasi dikomunikasikan dengan tepat waktu maka dapt digunakan sebagai pengambilan keputusan sesuai kebutuhan pengguna. Informasi dikatakan relevan jika informasi sangat berguna dan tepat untuk jenis pekerjaan dan dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan atas informasi tersebut.

                1. Persyaratan dan Konsep File Organisasi 

                 Sistem komputer mengatur data dalam hierarki yang dimulai dengan bit dan byte dan berlanjut ke field, record, file, dan database. Sebuah bit mewakili unit data terkecil yang bisa ditangani komputer. Sekelompok bit, disebut byte, mewakili satu karakter, yang bisa berupa huruf, angka, atau simbol lainnya. Pengelompokan karakter menjadi sebuah kata, sekelompok kata, atau nomor lengkap (seperti nama atau umur seseorang) disebut field. Sekelompok catatan tipe yang sama disebut file. Sekelompok file terkait membuat database. Setiap karakteristik atau kualitas yang menggambarkan suatu entitas tertentu disebut atribut.

                2. Masalah Dengan Lingkungan File Tradisional

                   Di kebanyakan organisasi, sistem cenderung tumbuh secara mandiri tanpa rencana perusahaan. Akuntansi, keuangan, manufaktur, sumber daya manusia, dan penjualan serta pemasaran semuanya mengembangkan sistem dan file data mereka sendiri. Setiap aplikasi, tentu saja, membutuhkan file sendiri dan program komputernya sendiri untuk beroperasi. Masalah yang timbul adalah redundansi data dan inkonsistensi, ketergantungan program-data, tidak fleksibel, keamanan data yang buruk, dan ketidakmampuan untuk berbagi data antar aplikasi.

            Sebagai contoh aplikasi yang menggunakan pendekatan tradisional : 

1) Departemen SDM mempunyai file master personalia, file penggajian, file asuransi kesehatan, file pensiun, file daftar alamat. 

2) Departemen Keuangan mempunyai file penggajian, file pensiun, file daftar utama karyawan untuk kegiatan pembayaran gaji.

                 3. Redundansi Data dan Inkonsistensi 

                    Redundansi data adalah adanya duplikat data pada beberapa file data sehingga data yang sama tersimpan lebih banyak dari pada tempat atau lokasi. Redundansi data terjadi ketika berbagai kelompok dalam sebuah organisasi secara independen mengumpulkan data yang sama dan menyimpannya secara independen satu sama lain. Redundansi data menghabiskan sumber daya penyimpanan dan juga menyebabkan inkonsistensi data, di mana atribut yang sama mungkin memiliki nilai yang berbeda.

        Contoh Redundasi yaitu: Didalam sistem yang menggunakan input indentitas mahasiswa tapi di sistem yang lain menginputnya menggunakan indentitas saja. Pada sistem pengkodean yang berbeda , misanya pada toko pakaian mengguanakan kode yang berbeda pada penjualan, persediaan, dan sistem produksi dengan kode yang digunakan untuk mengkode ukuran akaian yang dijual kepelanggan. 

                4. Ketergantungan Program Data 

                Ketergantungan program data mengacu pada kopling data yang tersimpan dalam file dan program spesifik yang diperlukan untuk memperbarui dan memelihara file-file tersebut sehingga perubahan dalam program memerlukan perubahan pada data. 

                 5. Kurangnya Fleksibilitas

                 Sistem file tradisional dapat memberikan laporan terjadwal rutin setelah upaya pemrograman ekstensif, namun tidak dapat menyampaikan laporan ad hoc atau menanggapi persyaratan informasi yang tidak diantisipasi secara tepat waktu.

                 6. Miskin Keamanan 

             Karena hanya ada sedikit kontrol atau pengelolaan data, akses dan penyebaran informasi mungkin tidak terkendali. Manajemen mungkin tidak memiliki cara untuk mengetahui siapa yang mengakses atau bahkan membuat perubahan pada data organisasi.

                  7. Kurangnya Berbagi dan Ketersediaan Data

                Karena potongan informasi dalam file yang berbeda dan bagian organisasi yang berbeda tidak dapat dikaitkan satu sama lain, hampir tidak mungkin informasi dibagi atau diakses pada waktu yang tepat.

 

B. PENDEKATAN DATABASE UNTUK MANAJEMEN DATA

                Tehnologi basis data banyak masalah dalam organisasi file trandisional. Basis dat (database) adalah sekumpulan data organisasi digunakan untuk melayani aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan redundasi data 

                1. Sistem Manajemen Database

                    Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah perangkat lunak yang memungkinkan suatu organisasi untuk memusatkan data, mengelolanya secara efisien, dan menyediakan akses ke data yang disimpan oleh program aplikasi. DBMS bertindak sebagai antarmuka antara program aplikasi dan file data fisik. Ketika program aplikasi panggilan untuk item data, seperti pembayaran kotor, DBMS menemukan item ini dalam database dan menyajikannya ke program aplikasi. DBMS mengurangi programmer atau pengguna akhir dari tugas memahami di mana dan bagaimana data sebenarnya disimpan dengan memisahkan tampilan logis dan fisik dari data.

                2. Bagaimana DBMS Mengatasi Masalah Lingkungan File Tradisional 

                DBMS mengurangi redundansi dan inkonsistensi data dengan meminimalkan file yang terisolasi dimana data yang sama diulang. DBMS mungkin tidak memungkinkan organisasi untuk menghilangkan redundansi data sepenuhnya, namun dapat membantu mengendalikan redundansi. 

                 3. DBMS relasional

                DBMS Kontemporer menggunakan model basis data yang berbeda untuk melacak entitas, atribut, dan hubungan. Jenis DBMS yang paling populer saat ini untuk PC dan juga untuk komputer dan mainframe yang lebih besar adalah DBMS relasional. Database relasional mewakili data sebagai tabel dua dimensi (disebut relasi). Tabel dapat disebut sebagai file. Setiap tabel berisi data tentang entitas dan atributnya. 

                Microsoft Access adalah DBMS relasional untuk sistem desktop, sedangkan DB2, Oracle Database, dan Microsoft SQL Server adalah DBMS relasional untuk mainframe dan komputer midrange yang besar. MySQL adalah DBMS open-source yang populer, dan Oracle Database Lite adalah DBMS untuk perangkat komputasi genggam kecil.

                 4. Operasi DBMS Relasional 

                        Tabel database relasional dapat dikombinasikan dengan mudah untuk mengirimkan data yang dibutuhkan oleh pengguna, dengan ketentuan bahwa setiap dua tabel memiliki elemen data yang sama. Dalam database relasional, tiga operasi dasar yang digunakan untuk mengembangkan kumpulan data yang berguna: pilih, gabung, dan proyekkan. Operasi pilih membuat subset yang terdiri dari semua catatan dalam file yang memenuhi kriteria yang disebutkan. Operasi gabungan menggabungkan tabel relasional untuk memberi pengguna informasi lebih banyak daripada yang tersedia di tabel individual. Operasi proyek menciptakan subset yang terdiri dari kolom dalam sebuah tabel, yang memungkinkan pengguna membuat tabel baru yang hanya berisi informasi yang dibutuhkan.                       

                 5. DBMS Berorientasi Obyek 

                        DBMS berorientasi objek menyimpan data dan prosedur yang bertindak berdasarkan data tersebut sebagai objek yang dapat diambil dan dibagi secara otomatis. Sistem DBMS relasional relasional sekarang tersedia untuk menyediakan kemampuan DBMS berorientasi objek dan relasional.          

                 6. Database di Cloud 

                         Misalkan perusahaan Anda ingin menggunakan layanan cloud computing. Apakah ada cara untuk mengelola data di cloud? Jawabannya adalah “Ya” jika memenuhi syarat. Penyedia komputasi awan menawarkan layanan pengelolaan basis data, namun layanan ini biasanya memiliki fungsionalitas yang lebih sedikit daripada rekan-rekan di tempat mereka.

                7.  Kemampuan Sistem Manajemen Database

                        DBMS mencakup kemampuan dan alat untuk mengatur, mengelola, dan mengakses data dalam database. Yang paling penting adalah bahasa definisi datanya, kamus data, dan bahasa manipulasi data. DBMS memiliki kemampuan definisi data untuk menentukan struktur isi database. Kamus data adalah file otomatis atau manual yang menyimpan definisi elemen data dan karakteristiknya.

               8. Permintaan dan Pelaporan                 

                DBMS mencakup alat untuk mengakses dan memanipulasi informasi di database. Kebanyakan DBMS memiliki bahasa khusus yang disebut bahasa manipulasi data yang digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus, dan mengambil data dalam database. Bahasa manipulasi data yang paling menonjol saat ini adalah Structured Query Language, atau SQL. 

              9. Perancangan Database

                    Untuk membuat database, Anda harus memahami hubungan antar data, jenis data yang akan dipelihara dalam database, bagaimana data akan digunakan, dan bagaimana organisasi perlu berubah untuk mengelola data dari perusahaan. Dalam perspektif luas, Database membutuhkan desain konseptual dan desain fisik. Perancangan basis data konseptual, atau logis, adalah model abstrak dari perspektif bisnis, sedangkan perancangan fisik menunjukkan bagaimana database benar-benar diatur pada perangkat penyimpanan akses langsung.

 

C. MENGGUNAKAN DATABASE UNTUK MENINGKATKAN KINERJA BISNIS DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

            1. Mendirikan Kebijakan Informasi

                     Kebijakan informasi menentukan aturan organisasi untuk berbagi, menyebarluaskan, memperoleh, menstandardisasi, mengklasifikasikan, dan menginventarisasi informasi. Kebijakan informasi menjabarkan prosedur dan akuntabilitas khusus, mengidentifikasi pengguna dan unit organisasi mana yang dapat berbagi informasi, tempat informasi dapat didistribusikan, dan siapa yang bertanggung jawab untuk memperbarui dan memelihara informasi.

              2. Memastikan Kualitas Data

                Sebuah database dan informasi kebijakan yang dirancang dengan baik akan sangat membantu untuk memastikan bahwa bisnis memiliki informasi yang dibutuhkan. Namun, langkah-langkah tambahan harus diambil untuk memastikan bahwa data dalam database organisasi akurat dan tetap dapat diandalkan, diantaranya: 

            a. Sebelum ada database baru, organisasi perlu mengidentifikasi dan memperbaiki data kesalahan mereka dan menetapkan rutinitas yang lebih baik untuk mengedit data setelah database mereka beroperasi. 

             b. Pembersihan data, juga dikenal sebagai penggosokan data, terdiri dari kegiatan untuk mendeteksi dan mengoreksi data dalam database yang salah, tidak lengkap, tidak diformat dengan benar, atau berlebihan.

 

Sumber ; C. Laudon, Kenneth dan Jane P. Laudon. (2012), Management Information Systems:Managing the Digital Firm. edisi ke-12; Pearson.