Chapter 13 : MEMBANGUN SISTEM INFORMASI

A. SISTEM SEBAGAI PERUBAHAN ORGANISASI YANG TERENCANA 

                Membangun sistem informasi baru merupakan salah satu bentuk perubahan organisasi yang terencana. Pengenalan sistem informasi baru melibatkan lebih banyak daripada perangkat keras dan perangkat lunak baru. Ini juga mencakup perubahan dalam pekerjaan, keterampilan, manajemen, dan organisasi. Saat merancang sistem informasi baru, kita mendesain ulang organisasi. Pembangun sistem harus memahami bagaimana sistem akan mempengaruhi proses bisnis dan organisasi secara keseluruhan. 

        1. Pembangunan Sistem Dan Perubahan Organisasi I

            Teknologi informasi dapat mempromosikan berbagai tingkat perubahan organisasi, mulai dari yang inkremental hingga mencapai jangkauan yang jauh. Terdapat empat jenis perubahan organisasi struktural yang dimungkinkan oleh teknologi informasi: (1) otomasi, (2) rasionalisasi, (3) perancangan ulang proses bisnis, dan (4) pergeseran paradigma. Masing-masing membawa risiko dan ganjaran yang berbeda. 

          Bentuk perubahan organisasi TI yang paling umum adalah otomasi. Penerapan teknologi informasi pertama melibatkan membantu karyawan dalam menjalankan tugasnya secara lebih efisien dan efektif. Bentuk perubahan organisasi yang lebih dalam – yang mengikuti dengan cepat dari otomasi adalah rasionalisasi prosedur. Otomatisasi sering mengungkapkan kemacetan baru dalam produksi dan membuat pengaturan prosedur serta struktur yang ada sangat tidak praktis              

           Rasionalisasi prosedur sering ditemukan dalam program untuk membuat serangkaian peningkatan kualitas produk, layanan, dan operasi berkelanjutan, seperti manajemen kualitas total (TQM) dan six sigma. Total quality management (TQM) membuat pencapaian kualitas menjadi tujuan itu sendiri dan tanggung jawab semua orang dan fungsi dalam suatu organisasi. Six sigma adalah ukuran kualitas yang spesifik, mewakili 3,4 kekurangan per juta peluang.

             Sebagian besar perusahaan tidak dapat mencapai tingkat kualitas ini, namun menggunakan six sigma sebagai tujuan untuk mendorong peningkatan program peningkatan kualitas. Jenis perubahan organisasi yang lebih kuat adalah perancangan ulang proses bisnis, di mana proses bisnis dianalisis, disederhanakan, dan didesain ulang. Schneider menciptakan bisnis baru yang mengelola logistik untuk perusahaan lain. Bentuk perubahan bisnis yang lebih radikal ini disebut pergeseran paradigma. Pergeseran paradigma melibatkan pemikiran ulang tentang sifat bisnis dan sifat organisasi.

        2. Mendesain Ulang Proses Bisnis

             Perusahaan yang menjalankan manajemen proses bisnis melalui langkah-langkah seperti berikut ini:

    a.  Mengidentifikasi proses perubahan

         Salah satu keputusan strategis terpenting yang dapat dibuat oleh perusahaan adalah tidak memutuskan bagaimana menggunakan komputer untuk memperbaiki proses bisnis, namun memahami proses bisnis apa yang perlu dilakukan perbaikan.

    b. Menganalisis proses yang ada

             Proses bisnis yang ada harus dimodelkan dan didokumentasikan, mencatat masukan, keluaran, sumber daya, dan urutan aktivitas. Tim perancang proses mengidentifikasi langkah-langkah berlebihan, tugas padat kertas, kemacetan, dan inefisiensi lainnya. 

    c. Merancang proses baru 

            Setelah proses yang ada dipetakan dan diukur dari segi waktu dan biaya, tim perancang proses akan mencoba memperbaiki prosesnya dengan merancang yang baru. Proses “to-be” yang baru disederhanakan akan didokumentasikan dan dimodelkan untuk perbandingan dengan proses lama. 

    d. Melaksanakan proses baru 

          Begitu proses baru telah dimodelkan dan dianalisis secara menyeluruh, maka harus diterjemahkan ke dalam seperangkat prosedur dan peraturan kerja yang baru. Sistem informasi baru atau penyempurnaan sistem yang ada mungkin harus diimplementasikan untuk mendukung proses yang dirancang ulang. 

    e. Pengukuran terus menerus

          Begitu proses telah diimplementasikan dan dioptimalkan, perlu dilakukan pengukuran secara terus menerus. Karena proses dapat memburuk seiring berjalannya waktu karena karyawan kembali menggunakan metode lama, atau mungkin kehilangan keefektifannya jika bisnis mengalami perubahan lainnya.

        3. Alat untuk Manajemen Proses Bisnis

             Lebih dari 100 perusahaan perangkat lunak menyediakan alat untuk berbagai aspek BPM, termasuk IBM, Oracle, dan TIBCO. Alat-alat ini membantu bisnis mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses yang memerlukan perbaikan, menciptakan model proses yang lebih baik, menangkap dan menerapkan peraturan bisnis untuk melakukan proses, dan mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung proses baru atau didesain ulang. Perangkat lunak BPM juga menyediakan analisis untuk memverifikasi bahwa kinerja proses telah ditingkatkan dan untuk mengukur dampak perubahan proses pada indikator kinerja bisnis utama.

 

B. TINJAUAN UMUM PEMBANGUNAN SISTEM 

             Kegiatan yang menghasilkan solusi sistem informasi terhadap masalah atau peluang organisasi disebut pengembangan sistem. Pengembangan sistem adalah masalah terstruktur yang dipecahkan dengan aktivitas yang berbeda. Kegiatan ini terdiri dari analisis sistem, perancangan sistem, pemrograman, pengujian, konversi, serta produksi dan pemeliharaan. 

        1. Analisa Sistem

                Analisis sistem adalah analisis masalah yang coba diatasi oleh sebuah perusahaan dengan sistem informasi. Ini terdiri dari mendefinisikan masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusinya, dan mengidentifikasi persyaratan informasi yang harus dipenuhi oleh solusi sistem. Analisis sistem juga mencakup studi kelayakan untuk menentukan apakah solusi tersebut layak, atau dapat dicapai, dari sudut pandang keuangan, teknis, dan organisasi. 

              Studi kelayakan menentukan apakah sistem yang diusulkan diharapkan dapat menjadi investasi yang baik, apakah teknologi yang dibutuhkan untuk sistem tersedia dan dapat ditangani oleh spesialis sistem informasi perusahaan, dan apakah organisasi dapat menangani perubahan yang diperkenalkan oleh sistem. Pada tingkat yang paling dasar, persyaratan informasi dari sebuah sistem baru melibatkan identifikasi siapa yang membutuhkan informasi apa, di mana, kapan, dan bagaimana caranya. Analisis kebutuhan secara hati-hati mendefinisikan tujuan sistem yang baru atau yang dimodifikasi dan mengembangkan deskripsi rinci tentang fungsi yang harus dilakukan sistem baru. 

        2. Desain Sistem 

            Analisis sistem menggambarkan apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi persyaratan informasi, dan perancangan sistem menunjukkan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan ini. Perancangan sistem informasi adalah keseluruhan rencana atau model untuk sistem tersebut. Seperti cetak biru bangunan atau rumah, itu terdiri dari semua spesifikasi yang memberi sistem bentuk dan strukturnya. 

        Perancang sistem merinci spesifikasi sistem yang akan memberikan fungsi yang diidentifikasi selama analisis sistem. Spesifikasi ini harus menangani semua komponen manajerial, organisasi, dan teknologi dari solusi sistem. Persyaratan informasi pengguna mendorong keseluruhan upaya membangun sistem. Pengguna harus memiliki kontrol yang memadai atas proses perancangan untuk memastikan bahwa sistem tersebut mencerminkan prioritas bisnis dan kebutuhan informasi mereka, bukan bias staf teknis.

    3. Pemrograman 

         Selama tahap pemrograman, spesifikasi sistem yang disiapkan selama tahap perancangan diterjemahkan ke dalam kode program perangkat lunak. Saat ini, banyak organisasi tidak lagi melakukan pemrograman sendiri untuk sistem baru. Sebagai gantinya, mereka membeli perangkat lunak yang memenuhi persyaratan untuk sistem baru dari sumber eksternal seperti paket perangkat lunak dari vendor perangkat lunak komersial, layanan perangkat lunak dari penyedia layanan aplikasi, atau perusahaan outsourcing yang mengembangkan perangkat lunak aplikasi kustom untuk klien mereka. 

      4. Pengujian 

            Pengujian sistem menguji berfungsinya sistem informasi secara keseluruhan. Ia mencoba untuk menentukan apakah modul diskrit akan berfungsi bersama seperti yang direncanakan dan apakah ada perbedaan antara cara sistem benar-benar bekerja dan cara penggunaannya.

        5. Konversi

            Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem yang baru. Empat strategi konversi utama dapat digunakan: strategi paralel, strategi cut over langsung, strategi studi percontohan, dan strategi pendekatan bertahap. Dalam strategi paralel, sistem lama dan penggantian potensinya dijalankan bersama-sama untuk sementara waktu sampai semua orang yakin bahwa yang baru berfungsi dengan benar. Strategi cut over langsung menggantikan sistem lama sepenuhnya dengan sistem baru pada hari yang ditentukan. Strategi percontohan memperkenalkan sistem baru hanya pada area organisasi yang terbatas, seperti satu departemen atau unit operasi. Strategi pendekatan bertahap memperkenalkan sistem baru secara bertahap, baik oleh fungsi atau unit organisasi. Bergerak dari sistem lama ke sistem yang baru mengharuskan pengguna akhir dilatih untuk menggunakan sistem yang baru. 

        6. Produksi dan Pemeliharaan 

            Setelah sistem baru dipasang dan konversi selesai, sistemnya dikatakan sedang berproduksi. Selama tahap ini, sistem akan ditinjau oleh pengguna dan spesialis teknis untuk menentukan seberapa baik pencapaian tujuan awalnya dan untuk memutuskan apakah ada revisi atau modifikasi secara berurutan.

 

C. ALTERNATIF PENDEKATAN SISTEM-BANGUNAN 

        1. Siklus Hidup Sistem Tradisional

                 Siklus sistem kehidupan merupakan metode tertua untuk membangun sistem informasi. Metodologi siklus kehidupan adalah pendekatan bertahap untuk membangun sebuah sistem, membagi pengembangan sistem dalam tahap formal. Sistem spesialis pengembangan memiliki pendapat yang berbeda tentang bagaimana untuk partisi tahap sistem-bangunan, tetapi mereka kira-kira sesuai dengan tahap-tahap perkembangan sistem yang telah dijelaskan. Metodologi siklus sistem kehidupan mempertahankan divisi sangat formal kerja antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. 

        2. Prototyping 

            Prototyping terdiri dari membangun sistem eksperimental dengan cepat dan murah bagi pengguna akhir untuk mengevaluasi. Dengan berinteraksi dengan prototipe, pengguna bisa mendapatkan ide yang lebih baik dari kebutuhan informasi mereka. Prototipe didukung oleh pengguna dapat digunakan sebagai template untuk membuat sistem final. Prototipe adalah versi kerja sistem informasi atau bagian dari sistem, tetapi dimaksudkan untuk menjadi model awal. Langkah-langkah dalam prototyping yaitu: 

            Langkah 1: Mengidentifikasi persyaratan dasar pengguna. Perancang sistem (biasanya seorang spesialis sistem informasi) bekerja dengan pengguna hanya cukup lama untuk menangkap kebutuhan dasar pengguna informasi.

         Langkah 2: Mengembangkan prototipe awal. Sistem desainer menciptakan prototipe bekerja dengan cepat, dengan menggunakan alat untuk menghasilkan perangkat lunak dengan cepat.

         Langkah 3: Gunakan prototipe. Pengguna disarankan untuk bekerja dengan sistem untuk menentukan seberapa baik prototipe memenuhi kebutuhan nya dan membuat saran untuk meningkatkan prototipe. 

          Langkah 4: Merevisi dan meningkatkan prototipe. Sistem pembangun mencatat semua perubahan permintaan pengguna dan memurnikan prototipe yang sesuai. Setelah prototipe telah direvisi, siklus kembali ke Langkah 3. Langkah 3 dan 4 diulang sampai pengguna puas. 

        3.  Pengembangan End-User 

             Beberapa jenis sistem informasi dapat dikembangkan oleh pengguna akhir dengan sedikit atau tanpa bantuan resmi dari spesialis teknis. Fenomena ini disebut pengembangan pengguna akhir. Serangkaian perangkat lunak dikategorikan sebagai bahasa generasi keempat membuat ini mungkin. Bahasa generasi keempat adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna akhir untuk membuat laporan atau mengembangkan aplikasi perangkat lunak dengan bantuan teknis minimal atau tidak ada. Beberapa alat ini generasi keempat juga meningkatkan produktivitas programmer professional.

      4.Aplikasi Perangkat Lunak dan Outsourcing 

            Perusahaan dapat menyewa perangkat lunak dari penyedia layanan perangkat lunak, mereka dapat membeli paket perangkat lunak dari vendor komersial, atau mereka dapat memiliki aplikasi kustom yang dikembangkan oleh sebuah perusahaan outsourcing.

 

D. PEMBANGUNAN APLIKASI UNTUK PERUSAHAAN DIGITAL

           1. Rapid Application Development (RAD) 

             Istilah rapid application development (RAD) digunakan untuk menggambarkan proses pembuatan sistem kerja dalam waktu yang sangat singkat. RAD dapat mencakup penggunaan pemrograman visual dan alat lainnya untuk membangun antarmuka pengguna grafis, pengarsipan berulang elemen sistem kunci, otomasi pembuatan kode program, dan kerja sama tim yang erat antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. 

            2.  Pengembangan Berbasis Komponen dan Layanan Web 

                Manfaat pengembangan berorientasi obyek untuk membangun sistem yang dapat merespons lingkungan bisnis yang berubah dengan cepat, termasuk aplikasi Web. Untuk lebih mempercepat pembuatan perangkat lunak, kelompok objek telah dirakit untuk menyediakan komponen perangkat lunak untuk fungsi umum seperti antarmuka pengguna grafis atau kemampuan pemesanan online yang dapat dikombinasikan untuk membuat aplikasi bisnis berskala besar. Pendekatan pengembangan perangkat lunak ini disebut pengembangan berbasis komponen, dan ini memungkinkan sebuah sistem dibangun dengan merakit dan mengintegrasikan komponen perangkat lunak yang ada. 

             3.Layanan Web dan Service-Oriented Computing

                 Layanan web dapat melakukan fungsi tertentu sendiri, dan mereka juga dapat melibatkan layanan Web lainnya untuk menyelesaikan transaksi yang lebih kompleks, seperti memeriksa kartu kredit, pengadaan, atau pemesanan produk. Dengan membuat komponen perangkat lunak yang dapat berkomunikasi dan berbagi data terlepas dari sistem operasi, bahasa pemrograman, atau perangkat klien, layanan Web dapat memberikan penghematan biaya yang signifikan dalam membangun sistem sambil membuka peluang baru untuk kolaborasi dengan perusahaan lain.

            4. Pengembangan Aplikasi Mobile 

         Mengembangkan aplikasi platform mobile berbeda dengan pengembangan PC dan layar mereka yang jauh lebih besar. Ukuran perangkat mobile yang berkurang membuat penggunaan jari dan gerakan multitouch jauh lebih mudah daripada mengetik dan menggunakan keyboard. Aplikasi seluler perlu dioptimalkan untuk tugas spesifik yang harus mereka lakukan, aplikasi sebaiknya tidak mencoba menjalankan terlalu banyak tugas, dan harus dirancang untuk kegunaan. Pengalaman pengguna untuk interaksi mobile berbeda secara mendasar dengan penggunaan PC desktop atau laptop. 

 

 

 Sumber ; C. Laudon, Kenneth dan Jane P. Laudon. (2012), Management Information Systems:Managing the Digital Firm. edisi ke-12; Pearson.