Chapter 11 : MENGELOLA PENGETAHUAN

A.SUDUT PANDANG PENGELOLAAN PENGETAHUAN

            1. Dimensi Penting Pengetahuan

             Ada perbedaan penting antara data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan. Bab 1 mendefinisikan data sebagai arus peristiwa atau transaksi yang ditangkap oleh sistem organisasi yang, dengan sendirinya, berguna untuk bertransaksi tapi sedikit lain. Untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna, perusahaan harus mengeluarkan sumber daya untuk mengatur data ke dalam kategori pemahaman, seperti laporan penjualan total bulanan, harian, regional, atau penyimpanan. Untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan, perusahaan harus mengeluarkan sumber daya tambahan untuk menemukan pola, aturan, dan konteks di mana pengetahuan itu bekerja. Akhirnya, kebijaksanaan dianggap sebagai pengalaman kolektif dan individual untuk menerapkan pengetahuan terhadap pemecahan masalah.

                 Kebijaksanaan melibatkan di mana, kapan, dan bagaimana menerapkan pengetahuan. Pengetahuan yang berada di benak karyawan yang belum didokumentasikan disebut pengetahuan diam-diam, sedangkan pengetahuan yang telah didokumentasikan disebut pengetahuan eksplisit.

             Seperti manusia, organisasi menciptakan dan mengumpulkan pengetahuan dengan menggunakan berbagai mekanisme pembelajaran organisasi. Melalui pengumpulan data, pengukuran aktivitas terencana yang cermat, trial and error (percobaan), dan umpan balik dari pelanggan dan lingkungan pada umumnya, pengalaman mendapatkan organisasi. Organisasi yang belajar menyesuaikan perilaku mereka untuk mencerminkan pembelajaran itu dengan menciptakan proses bisnis baru dan dengan mengubah pola pengambilan keputusan manajemen. Proses perubahan ini disebut pembelajaran organisasi.

        2. Nilai Rantai Manajemen Pengetahuan

             Manajemen pengetahuan mengacu pada serangkaian proses bisnis yang dikembangkan dalam sebuah organisasi untuk menciptakan, menyimpan, mentransfer, dan menerapkan pengetahuan.Manajemen pengetahuan meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan untuk menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnisnya.

        3. Akuisisi Pengetahuan 

             Organisasi memperoleh pengetahuan dengan berbagai cara, tergantung dari jenis pengetahuan yang mereka cari. Sistem manajemen pengetahuan pertama berusaha membangun gudang dokumen, laporan, presentasi, dan praktik terbaik perusahaan. Upaya ini telah diperluas untuk memasukkan dokumen tidak terstruktur (seperti e-mail). 

        4. Penyimpanan Pengetahuan

             Begitu mereka menemukan dokumen, pola, dan aturan ahli harus disimpan agar bisa diambil dan digunakan oleh karyawan. Penyimpanan pengetahuan umumnya melibatkan pembuatan database. Sistem pengelolaan dokumen yang mendigitalkan, mengindeks, dan memberi tag dokumen sesuai kerangka koheren adalah database besar yang mahir menyimpan koleksi dokumen. Sistem pakar juga membantu perusahaan mempertahankan pengetahuan yang diperoleh dengan memasukkan pengetahuan tersebut ke dalam proses dan budaya organisasi.

        5.  Diseminasi Pengetahuan

             Portal, e-mail, instant messaging, wiki, jaringan sosial, dan teknologi mesin telusur telah menambahkan serangkaian teknologi kolaborasi dan sistem perkantoran yang ada untuk berbagi kalender, dokumen, data, dan grafik (lihat Bab 7). Teknologi kontemporer tampaknya telah menciptakan banjir informasi dan pengetahuan. Bagaimana para manajer dan karyawan dapat menemukan, dalam lautan informasi dan pengetahuan, apa yang benar-benar penting untuk keputusan dan pekerjaan mereka? Di sini, program pelatihan, jaringan informal, dan pengalaman manajemen bersama yang dikomunikasikan melalui budaya yang mendukung membantu para manajer memusatkan perhatian mereka pada pengetahuan dan informasi penting. 

        6.  Aplikasi Pengetahuan

             Terlepas dari jenis sistem manajemen pengetahuan yang dilibatkan, pengetahuan yang tidak dibagi dan diterapkan pada masalah praktis yang dihadapi perusahaan dan manajer tidak menambah nilai bisnis. Untuk memberikan laba atas investasi, pengetahuan organisasi harus menjadi bagian sistematis dari pengambilan keputusan manajemen dan berada di dalam sistem pendukung keputusan. 

    7. Membangun Modal Organisasi dan Manajemen: Kolaborasi, Praktik Komunitas, dan Lingkungan Kantor 

            Selain kegiatan yang baru saja kami jelaskan, para manajer dapat membantu dengan mengembangkan peran dan tanggung jawab organisasi baru untuk mengakuisisi pengetahuan, termasuk pembentukan posisi eksekutif kepala eksekutif, posisi staf yang berdedikasi (knowledge manager), dan praktik komunitas. Praktik komunitas (COP) adalah jaringan sosial informal para profesional dan karyawan di dalam dan di luar perusahaan yang memiliki kegiatan dan minat terkait pekerjaan serupa. Kegiatan komunitas ini meliputi pendidikan dan konferensi mandiri, konferensi, buletin online, dan berbagi pengalaman dan teknik sehari hari untuk memecahkan masalah pekerjaan tertentu.

       8. Jenis Sistem Manajemen Pengetahuan

             Pada dasarnya ada tiga jenis sistem manajemen pengetahuan utama: sistem manajemen pengetahuan perusahaan, sistem kerja pengetahuan, dan teknik cerdas. Gambar dibawah menunjukkan aplikasi sistem manajemen pengetahuan untuk masing-masing kategori utama ini. 

            Sistem manajemen pengetahuan menyeluruh adalah upaya umum untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, dan menerapkan konten serta pengetahuan digital. Sistem ini mencakup kemampuan untuk mencari informasi, menyimpan data terstruktur dan tidak terstruktur, serta menemukan keahlian karyawan di dalam perusahaan. Sistem kerja pengetahuan (KWS) adalah sistem khusus yang dibangun untuk para insinyur, ilmuwan, dan pekerja pengetahuan lainnya yang ditugaskan untuk menemukan dan menciptakan pengetahuan baru bagi sebuah perusahaan. Manajemen pengetahuan juga mencakup beragam jenis teknik cerdas, seperti data mining, sistem pakar, jaringan syaraf tiruan, logika fuzzy, algoritma genetika, dan agen cerdas.

 

B. MANAJEMEN PENGETAHUAN PERUSAHAAN SECARA LUAS

                 Perusahaan harus berurusan dengan minimal tiga jenis pengetahuan. Beberapa pengetahuan ada dalam perusahaan berupa dokumen teks terstruktur (laporan dan presentasi). Pengambil keputusan juga membutuhkan pengetahuan yang semistructured, seperti e-mail, voice mail, chat room exchange, video, gambar digital, brosur, atau papan buletin. Dalam kasus lain, tidak ada informasi formal atau digital dalam bentuk apapun, dan pengetahuan berada di kepala karyawan. Sebagian besar pengetahuan ini adalah pengetahuan diam-diam yang jarang dituliskan. Sistem manajemen pengetahuan menyeluruh perusahaan menangani ketiga jenis pengetahuan tersebut.

        1. Sistem Manajemen Konten Perusahaan

                 Sistem manajemen konten perusahaan membantu organisasi mengelola kedua jenis informasi. Mereka memiliki kemampuan untuk menangkap, penyimpanan, pengambilan, distribusi, dan pelestarian pengetahuan untuk membantu perusahaan memperbaiki proses bisnis dan keputusan mereka. Masalah utama dalam mengelola pengetahuan adalah penciptaan skema klasifikasi yang tepat, atau taksonomi, untuk mengatur informasi ke dalam kategori yang bermakna sehingga mudah diakses. Perusahaan dalam penerbitan, periklanan, penyiaran, dan hiburan memiliki kebutuhan khusus untuk menyimpan dan mengelola data digital tidak terstruktur seperti foto, gambar grafis, video, dan konten audio. Sistem manajemen aset digital membantu perusahaan mengklasifikasikan, menyimpan, dan mendistribusikan benda digital ini. 

        2.  Sistem Jaringan Pengetahuan

                 Sistem jaringan pengetahuan, juga dikenal sebagai lokasi keahlian dan sistem manajemen, mengatasi masalah yang timbul saat pengetahuan yang tepat tidak dalam bentuk dokumen digital melainkan berada dalam memori individu ahli di perusahaan. Sistem jaringan pengetahuan menyediakan direktori pakar korporat online di domain pengetahuan yang terdefinisi dengan baik dan menggunakan teknologi komunikasi untuk mempermudah karyawan menemukan pakar yang tepat di perusahaan. 

        3.  Sistem Pengelolaan Kolaborasi dan Sistem Manajemen Pembelajaran

             Sistem pengelolaan konten perusahaan utama mencakup teknologi portal dan kolaborasi yang hebat. Portal pengetahuan perusahaan dapat menyediakan akses ke sumber informasi eksternal, seperti umpan berita dan penelitian, serta sumber pengetahuan internal bersama dengan kemampuan untuk e-mail, obrolan / pesan instan, kelompok diskusi, dan konferensi video. Bookmark sosial mempermudah pencarian dan berbagi informasi dengan mengizinkan pengguna menyimpan bookmark mereka ke halaman Web di situs Web publik dan menandai bookmark ini dengan kata kunci.

 

C. SISTEM PENGETAHUAN KERJA

             Perusahaan juga memiliki sistem khusus untuk pekerja pengetahuan dalam membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan untuk memastikan bahwa pengetahuan ini terintegrasi dengan benar ke dalam bisnis.

        1.  Pengetahuan Pekerjaan Dan Pengetahuan Kerja

             Pekerja pengetahuan biasanya memiliki tingkat pendidikan dan keanggotaan yang tinggi dalam organisasi profesional dan sering diminta untuk melakukan penilaian independen sebagai aspek rutin pekerjaan mereka. Misalnya, pekerja pengetahuan menciptakan produk baru atau menemukan cara untuk memperbaiki produk yang sudah ada. Pekerja pengetahuan melakukan tiga peran penting yang penting bagi organisasi dan manajer yang bekerja di dalam organisasi yaitu:

                a.  Menjaga pengetahuan organisasi saat ini dalam pengetahuan saat berkembang di dunia luar  dalam teknologi, sains, pemikiran sosial, dan seni.

                   b. Melayani konsultan internal mengenai bidang pengetahuan mereka, perubahan yang terjadi, dan peluang                      

                   c. Bertindak sebagai agen perubahan, evaluasi, inisiasi, dan promosi proyek perubahan.

 

        2. Persyaratan Sistem Kerja Pengetahuan

                Pekerja pengetahuan bergantung pada sistem perkantoran, seperti pengolah kata, voice mail, e-mail, konferensi video, dan sistem penjadwalan, yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas pekerja di kantor. Namun, pekerja pengetahuan juga memerlukan sistem kerja pengetahuan yang sangat terspesialisasi dengan grafis, alat analisis, dan komunikasi serta kemampuan manajemen dokumen yang hebat. 

        3. Contoh Sistem Kerja Pengetahuan

             Aplikasi pekerja pengetahuan utama mencakup sistem CAD, sistem virtual reality untuk simulasi dan pemodelan, dan workstation keuangan. Computeraided design (CAD) mengotomatisasi penciptaan dan revisi desain, menggunakan komputer dan perangkat lunak grafis yang canggih. Sistem virtual reality memiliki kemampuan visualisasi, rendering, dan simulasi yang jauh melampaui sistem CAD konvensional.

 

D. TEKNIK CERDAS 

             Kecerdasan buatan dan teknologi database memberikan teknik cerdas yang dapat organisasi gunakan untuk menangkap pengetahuan individu dan kolektif dan untuk memperluas basis pengetahuan mereka. Sistem pakar, penalaran berbasis kasus, dan logika fuzzy digunakan untuk menangkap pengetahuan tacit. Jaringan saraf dan data mining digunakan untuk penemuan pengetahuan. Mereka dapat menemukan pola yang mendasari, kategori, dan perilaku di set data yang besar yang tidak bisa ditemukan oleh manajer sendiri atau hanya melalui pengalaman. Algoritma genetika digunakan untuk menghasilkan solusi untuk masalah yang terlalu besar dan kompleks bagi manusia untuk menganalisa sendiri. Agen cerdas dapat mengotomatisasi tugas-tugas rutin untuk membantu perusahaan mencari dan menyaring informasi untuk digunakan dalam perdagangan elektronik, manajemen rantai pasokan, dan kegiatan lainnya.

        1.  Menangkap Pengetahuan: Expert System

                 Expert system yaitu teknik cerdas untuk menangkap pengetahuan diam-diam dalam domain yang sangat spesifik dan terbatas keahlian manusia. Sistem ini menangkap pengetahuan karyawan yang terampil dalam bentuk seperangkat aturan dalam sistem perangkat lunak yang dapat digunakan oleh orang lain dalam organisasi. Seperangkat aturan dalam sistem pakar menambah memori, atau belajar disimpan, perusahaan. 

             Sistem pakar berisi sejumlah aturan yang harus diikuti. Aturan saling berhubungan; jumlah hasil dikenal di muka dan terbatas; ada beberapa jalur untuk hasil yang sama; dan sistem dapat mempertimbangkan beberapa aturan pada satu waktu. Aturan digambarkan adalah untuk sistem pakar kredit pemberian sederhana. 

        2. Intelijen organisasi: Penalaran Berbasis Kasus

              Expert system (sistem pakar) terutama menangkap pengetahuan tacit ahli individu, tetapi organisasi juga memiliki pengetahuan kolektif dan keahlian yang mereka telah dibangun selama bertahun-tahun. Pengetahuan organisasi ini dapat ditangkap dan disimpan menggunakan penalaran berbasis kasus. 

        3. Sistem Fuzzy Logic

                Logika fuzzy adalah teknologi berbasis aturan yang dapat mewakili ketidak tepatan seperti dengan membuat aturan yang menggunakan nilai-nilai perkiraan atau subjektif. Hal ini dapat menjelaskan fenomena tertentu atau proses bahasa dan kemudian menyatakan bahwa deskripsi dalam sejumlah kecil aturan yang fleksibel.

        4. Neural Networks (Jaringan saraf) 

            Jaringan saraf yang digunakan untuk memecahkan kompleks, kurang dipahami masalah yang sejumlah besar data telah dikumpulkan. Mereka menemukan pola dan hubungan dalam jumlah besar data yang akan terlalu rumit dan sulit bagi manusia untuk menganalisis. Jaringan saraf menemukan pengetahuan ini dengan menggunakan hardware dan software yang paralel dengan pola pengolahan otak biologis atau manusia.

        5. Algoritma Genetic

             Algoritma genetika yang berguna untuk mencari solusi optimal untuk suatu masalah tertentu dengan memeriksa jumlah yang sangat besar kemungkinan solusi untuk masalah itu. Mereka didasarkan pada teknik yang terinspirasi oleh biologi evolusioner, seperti warisan, mutasi, seleksi, dan Crossover (rekombinasi).

        6.  Sistem AI Hybrid

             Algoritma genetika, logika fuzzy, jaringan saraf, dan sistem pakar dapat diintegrasikan ke dalam satu aplikasi untuk mengambil keuntungan dari fitur terbaik dari teknologi ini. Sistem seperti ini disebut sistem AI hybrid.

        7. Agen Intelejen (Agen Cerdas)

                 Teknologi agen intelejen membantu bisnis menavigasi melalui sejumlah besar data untuk mencari dan bertindak atas informasi yang dianggap penting. Agen cerdas adalah program perangkat lunak yang bekerja di latar belakang tanpa campur tangan manusia secara langsung untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu, berulang-ulang, dan diprediksi untuk pengguna individu, proses bisnis, atau aplikasi perangkat lunak. Agen menggunakan terbatas built-in atau basis pengetahuan belajar untuk menyelesaikan tugas-tugas atau membuat keputusan atas nama pengguna, seperti menghapus e-mail sampah, janji penjadwalan, atau bepergian melalui jaringan yang saling berhubungan untuk menemukan tiket pesawat termurah ke California.

 

 

    Sumber ; C. Laudon, Kenneth dan Jane P. Laudon. (2012), Management Information Systems:Managing the Digital Firm. edisi ke-12; Pearson.