Chapter 3 Sistem Informasi Organisasi dan Strategi

A. Organisasi dan Sistem Informasi

        1. Apa itu Organisasi?

           ` Organisasi adalah sturktur  sosial formal yang stabil yang mengambil sumber daya lingkungan dan memprosesnya untuk menghasilkan keluaran, organisasi lebih stabil daripada kelompok 

informal, dalam jangka panjang dan rutinitas, organisasi pun termasuk badan hukum formal dengan aturan dan prosedur internal itu harus mematuhi hukum, serta sebagai struktur sosial karena mereka adalah kumpulan elemen sosial.

        

        2. Fitur Organisasi

                    

            a. Rutinitas dan Proses Bisnis 

               

                 Rutinitas terkadang disebut prosedur operasi standar yaitu cepat aturan, prosedur, dan praktik yang telah dikembangkan untuk mengatasi secara virtual semua situasi yang diharapkan. Rutinitas ini yang akan berkembang dan berproses lebih baik lagi, dan aktivitas ini saling berkaitan dan saling terstruktur hal inilah yang disebut proses bisnis.

            b. Politik Organisasi

    

              Perbedaan pendapat penting bagi manajer dan karyawan, dan mereka menghasilkan perjuangan politik untuk mendapatkan sumber daya, persaingan dan konflik didalamnya setiap organisasi, perlawanan politik adalah salah satu kesulitan besar yang harus ditimbulkan tentang perubahan organisasi-terutama pengemabangan informasi sistem baru.

            c. Budaya Organisasi

    

              Budaya  organisasi dapat diartikan salah satu peluang untuk membangun sumber daya manusia melalui aspek perubahan sikap dan perilaku yang diharapkan mampu menyesuaikan diri dengan tantangan yang sedang berjalan dan yang akan datang budaya ini merupakan sesuatu yang tidak tampak tetapi dapat menggerakan orang-orang dalam suatu organisasi untuk melakukan aktivitas kerja, maka akan berusaha mempelajari apa yang dilarang dan apa yang baik dan benar yang salah.

            d.  Lingkungan organisasi

                Lingkungan orhanisasi adalah elemen-elemen yang berada diluar organisasi tersebut dan secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi dapat dibagi menjadi 2 yaitu:

            

                        1). Lingkungan eksternal

   Seluruh kekuatan yang mempengaruhi organisasi seperti : konsumen, pemas pemerintah, serikat pekerja, pesaiang, atau elemen yang tidak langsung seperti teknologi, ekonomi, politik, dan demografi.

              2). Lingkungan internal

Lingkungan internal ialah suatu kejadian atau kecenderungan di dalam suatu organisasi tersebut, seperti : Budaya, karyawan, pemegang saham, dan dewan direksi.

        Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik ini. Di satu sisi organisasi terbuka dan tergantung pada linfkungan sosial dan fisik yang mengelilingi mereka. Di sisi lain organisasi bisa mempengaruhi lingkungan mereka, lingkungan lebih cepat berubah dari organisasi pada umumnya organisasi pun harus bisa beradaptasi.

            e. Struktur  Organisasi

                Terdapat 5 jenis struktur organisasi menurut minzberg

                1). Struktur sederhana

                2). Birokrasi mesin

                3). Birokrasi profesional

                4). Struktur Divisional

                5). Adhocracy

                Struktur organisasi juga dapat diartikan sebagai sebuah susunan berbagai komponen atau unit kerja dalam sebuah organisasi yang terdapat pada masyrakat ada beberapa fungsi organisasi yaitu:

                1). Kejelasan tanggung jawab

                2). Kejelasan kedudukan

                3). Kejelasan jalur hubungan

                4). Kejelasan uraian tugas

B. Bagaimana Sistem Informasi Berdampak Pada Organisasi dan Perusahaan

       1. Dampak Ekonomi

                Teknologi sistem informasi dapat dipandang sebagai faktor produksi yang dapat di pandang sebagai faktor produksi yang dapat mengganti modal dan tenaga kerja  tradisional, seiring biaya teknologi informasi berkurang, itu diganti untuk tenaga kerja yang secara historis telah menjadi biaya yang meningkat. oleh karena itu, teknologi informasi harus mengurangi jumlah manajer menengah dan pekerja administrasi sebagai pengganti teknologi informasi untuk kerja mereka. Teknologi informasi bermanfaat juga untuk menghemat biaya transaksi dan produksi.

        2. Dampak Organisasi dan Perilaku

            a. IT meratakan oragnisasi

                    Peneliti perilaku berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasi perataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi dan memberdayakan karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen ini mendorong hak pengambilan keputusan yang lebih rendah dalam organisasi karena karyawan tingkat rendah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tanpa pengawasan.

             b. Organisasi pasca industri

                    Teori pasca industri lebih banyak didasarkan pada sejarah dan sosiologi daripada ekonomi juga mendukung gagasan bahwa itu harus meratakan hirarki, di pasca peran masyarakat otoritas semakin bergantung pada pengetahuan dan kompetensi dan tidak hanya pada posisi formal, oleh karena itu, bentuk organisasi menjadi semakin mati karena pekerja profesional cnderung untuk mengelola diri sendiri dan membuat keputusan harus menjadi lebih terdesentralisasi sebagai pengetahuan dan informasi menjadi lebih terbesar di seluruh firma.

             c. Memahami resistensi  organisasi terhadap perubahan

               Sistem informasi pasti menjadi terikat dalam politik organisasi karena mereka mempengaruhi akses ke sumber daya utama  yaitu, informasi. Sistem informasi dapat mempengaruhi siapa melakukan apa kepada siapa, kapan, dimana, dan bagaimana dalam sebuah organisasi.

        3. Internet dan Organisasi

                  Internet, khususnya World Wide Web (WWW), memiliki pengaruh penting di hubungan antara banyak perusahaan dan entitas eksternal, dan bahkan di organisasi proses bisnis di dalam perusahaan. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi inti, .Misalnya, perusahaan pialang dan bank di New York sekarang dapat mengirimkan manual prosedur operasi internal mereka kepada karyawan mereka di lokasi yang jauh dengan mempostingnya di situs Web perusahaan, menghemat jutaan dolar untuk biaya distribusi.

        4. Implikasi untuk desain dan pemahaman sistem informasi

                  Untuk memberikan manfaat yang sesungguhnya,sistem informasi harus dibangun dengan jelas pemahaman tentang organisasi di mana mereka akan digunakan. Terdapat faktor organisasi sentral perlu dipertimbangkan ketika merencanakan sistem yang baru adalah sebagai berikut: 

                a. Lingkungan tempat organisasi harus berfungsi.

                b. Struktur organisasi: hierarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis.

                c.  Budaya dan politik organisasi.

                d. Jenis organisasi dan gaya kepemimpinannya.

                e. Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap pekerja yang akan menggunakan sistem.

                f. Macam-macam tugas, keputusan, dan proses bisnis yang informasinya sistem dirancang untuk membantu.

C. Menggunakan Sistem Informasi Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif

                1. Model Kompetitif Porter

                    

sumber gambar

             Gambar di atas menjelaskan bahwa model kompetitif Michael Porter ialah model yang membahas posisi strategis perusahaan dan strateginya tidak hanya ditentukan persaingan langsung dengan persaingan tradisionalnya, tetapi oleh 4 elemen kekuatan yang berada dilingkungan perusahaan.

        

                2. Pesaing Tradisional

                      

            Semua perusahaan berbagi ruang pasar dengan pesaing lain yang terus menerus merancang cara baru yang lebih efisien untuk memproduksi dengan memperkenalkan produk baru dan layanan, dan mencoba menarik pelanggan dengan mengembangkan merek mereka dan membebankan biaya pengalihan pada pelanggan mereka  

                 3. Peserta Baru Dalam Pasar

             Dalam ekonomi bebas dengan tenaga kerja mobile dan sumber daya keuangan, perusahaan baru selalu memasuki pasar. Di beberapa industri, jumlah hambatan masuknya sangat rendah, sedangkan di industri lain, masuk sangat sulit. Misalnya, cukup mudah untuk memulai bisnis pizza atau hampir semua retail kecil bisnis, tetapi jauh lebih mahal dan sulit untuk memasuki komputer bisnis chip, yang memiliki biaya modal yang sangat tinggi dan membutuhkan keahlian serta pengetahuan signifikan yang sulit diperoleh.

                  4. Dampak Internet Terhadap Kompetitif Keuangan

             Karena Internet, kekuatan kompetitif tradisional masih bekerja, tetapi persaingan kompetitif menjadi jauh lebih intens (Porter, 2001). Internet teknologi didasarkan pada standar universal yang dapat digunakan oleh setiap perusahaan mudah bagi pesaing untuk bersaing hanya pada harga dan untuk pesaing baru untuk masuk pasar. Karena informasi tersedia untuk semua orang, Internet memunculkan daya tawar pelanggan, yang dapat dengan cepat menemukan penyedia dengan biaya terendah di web.

                  5. Sinergi, Kompetensi Inti, dan Strategi Berbasis Jaringan

                        a. Sinergi

                                Salah satu kegunaan teknologi informasi dalam situasi sinergi tersebut adalah untuk mengikat bersama-sama operasi unit bisnis yang berbeda sehingga mereka dapat bertindak sebagai tim. Misalnya, memperoleh Countrywide Financial enabled Bank of America untuk memperluas bisnis peminjaman hipoteknya dan untuk memasuki kumpulan besar pelanggan baru yang mungkin tertarik dengan kartu kredit, perbankan konsumen, dan lainnya. produk keuangan. Sistem informasi akan membantu perusahaan yang bergabung mengkonsolidasikan operasi, menurunkan biaya ritel, dan meningkatkan pemasaran silang produk keuangan.

                        b. Meningkatkan kompetensi inti

                                Kompetensi inti adalah aktivitas di mana perusahaan menjadi pemimpin kelas dunia. Kompetensi inti memungkinkan melibatkan desainer komponen miniatur terbaik di dunia, menjadi yang terbaik layanan pengiriman paket, atau produsen film tipis terbaik. Secara umum, inti kompetensi bergantung pada pengetahuan yang diperoleh selama bertahun-tahun praktik pengalaman lapangan dengan sebuah teknologi. Pengetahuan praktis ini biasanya dilengkapi dengan upaya penelitian jangka panjang dan karyawan yang berkomitmen. 

                        c. Strategi berbasis jaringan

                                Ekonomi Jaringan. Model bisnis berdasarkan jaringan dapat membantu perusahaan secara strategis dengan memanfaatkan ekonomi jaringan. Secara tradisional ekonomi — ekonomi pabrik dan pertanian — produksi mengalami hasil yang semakin berkurang. Semakin banyak sumber daya tertentu diterapkan produksi, semakin rendah keuntungan marjinal dalam output, sampai suatu titik tercapai dimana masukan tambahan tidak menghasilkan keluaran tambahan. Ini adalah hukum hasil yang semakin berkurang, dan itu adalah dasar bagi sebagian besar ekonomi modern.

D. Menggunakan Sistem Untuk Kompetitif Keuntungan: Masalah Manajemen 

            Keberhasilan menggunakan sistem informasi dapat dilihat dari pencapaian keunggulan kompetitif yang menentang dan membutuhkan koordinasi yang tepat dari teknologi, organisasi, dan manajemen.

                    1. Menjaga keunggulan kompetitif

                            Keunggulan kompetitif yang diberikan oleh sistem strategis belum tentu bertahan cukup lama untuk memastikan profitabilitas jangka panjang. Karena kompetitor bisa membalas dan menyalin sistem strategis, keunggulan kompetitif tidak selalu berkelanjutan. Pasar, ekspektasi pelanggan, dan perubahan teknologi; globalisasi telah membuat perubahan ini menjadi lebih cepat dan tidak terduga. Itu Internet bisa membuat keunggulan kompetitif hilang dengan sangat cepat karena hampir semua perusahaan dapat menggunakan teknologi ini. Sistem strategis klasik, seperti sistem reservasi terkomputerisasi SABRE American Airlines, Sistem ATM Citibank, dan sistem pelacakan paket FedEx, diuntungkan oleh menjadi yang pertama di industri mereka.

                     2.Menyelaraskan dengan Tujuan Bisnis

 Penelitian tentang IT dan kinerja bisnis telah menemukan bahwa :

(a) lebih banyak berhasil suatu perusahaan dapat menyelaraskan teknologi informasi dengan tujuan bisnisnya, yaitu akan lebih menguntungkan, dan

(b) hanya seperempat perusahaan yang mencapai keselarasan IT dengan bisnis.

 

Sumber ; C. Laudon, Kenneth dan Jane P. Laudon. (2012), Management Information Systems:Managing the Digital Firm. edisi ke-12; Pearson.